Трудовая книжка: заполняем без ошибок

Автор: Черенкова Маргарита Владиславна
В предлагаемой статье приведены образцы записей и рассматриваются некоторые нестандартные ситуации, вызывающие у кадровиков затруднения в работе с трудовыми книжками.

О порядке внесении записи в трудовую книжку индивидуальным предпринимателем

 

         Трудовой кодекс Российской Федерации в первоначальной редакции запрещал работодателям (физическим лицам), в том числе являющимися индивидуальными предпринимателями, производить записи в трудовых книжках работников, а также оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые.

         При этом такой работодатель обязан оформить трудовой договор с работником в письменной форме и зарегистрировать этот договор в соответствующем органе местного самоуправления. Документом, подтверждающим время работы работника у индивидуального предпринимателя, служил письменный трудовой договор.

         Со вступлением в силу с 06.10.2006 Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации, признании не действующими на территории Российской Федерации некоторых нормативных правовых актов СССР и утратившими силу некоторых законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации» правовое регулирование вопроса, связанного с оформлением трудовых книжек работников, работающих у работодателей-индивидуальных предпринимателей, и внесением в них записей, претерпело существенные изменения.

        Согласно статьи 66 ТК РФ «трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, работающего у работодателя – физического лица, являющегося индивидуальным предпринимателем; такой работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше 5 дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.

        Согласно статье 424 ТК РФ если правоотношения возникли до введения его в действие, то он применяется к тем правам и обязанностям, которые возникли после введения его в действие. Следовательно, после 06.10.2006 индивидуальный предприниматель должен произвести запись о приеме на работу в трудовую книжку работника вне зависимости от даты его поступления на работу. Если работник заключает трудовой договор впервые, то работодатель должен оформить ему трудовую книжку не позднее недельного срока со дня приема на работу.

        Что касается документа, на основании которого вносится запись о приеме на работу к индивидуальному предпринимателю, то таким документом является приказ (распоряжение) о приеме на работу, издаваемый на основе заключенного трудового договора (статья 68 ТК РФ; пункт 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10.10.2003 № 69).

 

        Запись в трудовую книжку следует внести со дня начала работы у данного индивидуального предпринимателя. Соответственно, в этом случае при увольнении работника, принятого на работу до 06 октября 2006 г., в трудовой книжке также производится запись об увольнении. При отсутствии в трудовой книжке записи о приеме на работу работника, принятого на работу к индивидуальному предпринимателю до 06 октября, запись об увольнении такого работника после 06 октября не имеет основание (Письмо Роструда  от 30 августа 2006 г. № 5140-17).

 

         Пример. Иванов Б.А. работает у частного нотариуса Петрова Владимира Васильевича в должности водителя. Трудовой договор от 15.11.2004 г. № 117 зарегистрирован в органе местного самоуправления. Трудовая книжка у Иванова Б.А. имеется. Приказ о приеме на работу датирован 15.11.2004 г.

         Как частный нотариус должен оформить трудовую книжку Иванова Б.A.?

№ записи

Дата

Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, повышении квалификации, увольнении

(с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)

Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись

число

 

месяц

год

1

2

3

4

 

 

 

 

Частный нотариус

Петров Владимир Васильевич

 

12

15

11

2004

Принят на должность водителя

Приказ от 15.11.2004 № 17

            Обратите внимание!  В графе «2» ставится именно дата приема на работу, а не дата заполнения трудовой книжки. Эти даты на практике часто путают.

            Вместе с тем, в трудовых книжках старого образца в графе 2 ранее указывали дату внесения записи. В этой связи до настоящего времени существует и другая точка зрения относительно заполнения трудовых книжек индивидуальными предпринимателями после 06 октября 2006 года. Многие специалисты сходятся во мнении, что поскольку до 06.10.2006 г. предпринимателям не позволялось вести трудовые книжки, поэтому указание в графе 2 фактической даты приема на работу может свидетельствовать о заполнении трудовой книжки «задним числом», что является нарушением.  Поэтому они предлагали внести запись в трудовую книжку о приеме на работу сотрудника датой введения в действие изменений в Трудовой кодекс РФ (графа 2 – 06.10.2006; графа 3 – наименование работодателя, запись о структурном подразделении, должности и дате приема на работу).

            Большинство же специалистов считают, что более удачным является вариант, предложенный в письме Минсоцздравразвития от 30 августа 2006 г. № 5140-17 (внесение записи о приеме на работу со дня начала работы у данного предпринимателя), поскольку именно он в большей степени отвечает интересам работника.

 

Запись в трудовую книжку о работе по совместительству

 

Однако работник может представить справку о работе по совместительству в любой момент времени («по желанию»), а значит и тогда, когда он уже прекратил работу по совместительству, но вдруг пожелал все же иметь сведения в своей трудовой книжке. В Инструкции, в Правилах не говорится о каких-то временных ограничениях для внесения таких записей, поэтому отказывать работнику в их внесении правовых оснований не имеется.

 

Как следует вносить запись о «бывшей» работе по совместительству»

 

Специального указания по этому вопросу в Инструкции, в Правилах нет, следовательно, необходимо руководствоваться общим правилом (пункт 3.1 Инструкции): в графе 2 указывается дата приема на работу в качестве совместителя (обратите внимание: не дата внесения записи о работе по совместительству, как было по ранее действующей инструкции); в графе 3 делается запись о принятии в качестве совместителя  в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного); в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер. В таком же порядке производится запись об увольнении с работы по совместительству.

Таким образом, строго соблюдая требование Инструкции, мы вынужденно нарушаем хронологическую последовательность вносимых записей: дата приема на основное место работы оказывается более поздней, чем дата приема на работу по совместительству и дата увольнения с этой работы (в случае, когда работник «несвоевременно» обратился в кадровую службу с просьбой о внесении записи о работе по совместительству).

                                                                            Пример внесения записи о работе по совместительству (с нарушением хронологии)                                                                                                                     

№ записи

№ записи

Дата

Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)

Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись

число

 

месяц

год

1

2

3

4

 

 

 

 

Закрытое акционерное общество «Альфа» (ЗАО «Альфа»)

 

10

30

01

2008

Принята в бухгалтерию на должность кассира

Приказ от 30.01.2008 № 58 к

11

15

01

2006

Принята на работу по совместительству в закрытое акционерное общество «Гарант Плюс» (ЗАО «Гарант Плюс») в бухгалтерию на должность бухгалтера

Справка ЗАО «Гарант Плюс» от 01.02.2006 № 07с

12

09

10

2007

Трудовой договор по совместительству с Закрытым акционерным обществом «Гарант Плюс» (ЗАО «Гарант Плюс») прекращен по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации

Справка ЗАО «Гарант Плюс» от 09.10.2007 г. № 115с

                                                                                                                        

Запись о переводе на другую работу

 

           Зачастую на практике возникают проблемы с отражением в трудовой книжке перевода на другую работу, когда первоначально перевод был временным, а затем стал постоянным в связи с тем, что по окончании срока перевода прежняя работа работнику не предоставлена, а он не потребовал ее предоставления и продолжает работать (часть 1 статьи 72.2 ТК РФ).

           Сложность ситуации заключается в том, что факт перевода на другую работу не может быть зафиксирован в трудовой книжке в момент его осуществления, так как временные переводы в трудовую книжку не вносятся (часть 4 статьи 66 ТК РФ). Только после того как условие о временном характере перевода утратило силу, и перевод стал считаться постоянным, можно и нужно делать соответствующую запись в трудовой книжке работника.

          В рассматриваемой ситуации дата внесения записи о переводе не совпадает с датой самого перевода, причем временная разница между этими датами может быть значительной. Поэтому при внесении записи в трудовую книжку необходимо будет оперировать обеими датами: датой перевода и датой признания перевода постоянным, что весьма необычно для традиционной структуры записи о переводе работника на другую постоянную работу.

          В связи с отсутствием официального примера такой записи в трудовой книжке можно рекомендовать следующую ее схему:

          В графе 2 проставляется дата внесения записи о переводе (после издания приказа о признании перевода постоянным). Приказ издается после подписания дополнительного соглашения к трудовому договору с работником о признании перевода постоянным.

          В графе 3 делается запись о переводе с дополнительным указанием его фактической даты, т.е. с даты, с которой начался временный перевод (дата приказа о временном переводе на другую работу).

          В графе 4 соответственно делается ссылка на два приказа: на приказ о временном переводе и на приказ о признании этого перевода постоянным.

 

Пример внесения записи о переводе на другую работу

 

                                                                                      

№ записи

Дата

Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, повышении квалификации, увольнении

(с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)

Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись

число

 

месяц

год

1

2

3

4

 

 

 

 

Общество с ограниченной ответственностью «Твой мир» (ООО «Твой мир»)

 

7

15

01

2008

Принята в отдел рекламы на должность менеджера

Приказ от 14.01.2008 № 18-к

8

20

04

2009

Переведена с 17.03.2008 в отдел рекламы на должность заместителя начальника отдела

Приказ от 17.03.2008 № 34-к; приказ от 20.04.2009 № 59-к

 

 

 

 

 

 

Если запись о переводе на другую работу пропущена

 

           Следует рассмотреть еще одну нестандартную ситуацию, не отраженную в Инструкции, когда при увольнении работника со всеми удостоверяющими ее реквизитами, обнаруживается, что одна из записей, например о переводе на другую постоянную работу пропущена, а работник настаивает на ее обязательном внесении. Многие кадровики считают, что в такой ситуации надо отменить запись об увольнении, внести пропущенную запись и после нее вновь сделать запись об увольнении. Такие действия нельзя признать правильными, так как в данном случае отменять запись об увольнении нет оснований (пункт 30 Правил).

            Пропущенная запись вносится дополнительно после записи об увольнении с повторным указанием наименования организации и удостоверяющими реквизитами. 


К списку публикаций